Der Begriff Faktura (lat. „Bearbeitung“, „Verarbeitung“) wird vor allem in Österreich und der Schweiz als Synonym für Rechnung verwendet. In deutschen Unternehmen findet der kaufmännische Fachbegriff nur noch selten Verwendung.
Das Verb „fakturieren“ ist hingegen auch in Deutschland verbreitet. Es bedeutet „Rechnung schreiben“. Für Buchhalter gehört zur Fakturierung auch die Buchung des Vorgangs auf die dazugehörigen Buchungskonten.
In der Buchführung hat der Begriff Faktura daher auch eine umfassendere Bedeutung. Dort umfasst die Faktura die Gesamtheit aller Vorgänge und Belege, die rund ums Rechnungsschreiben anfallen. Dazu zählen insbesondere Lieferscheine, Quittungen, Eigenbelege, Storno- und andere Korrekturbelege, Lastschriften und Gutschriften.
In großen Unternehmen wird zudem unterschieden zwischen Vor- und Nachfakturierung:
- Bei der „Vorfakturierung“ geht es um Rechnungen, die vor der Warenlieferungen oder vor der Leistungserbringung erfolgen (z. B. bei Lieferungen mit Vorkasse).
- Von „Nachfakturierung“ ist umgekehrt die Rede, wenn die Rechnungstellung und damit einhergehenden Buchungen nach den Warenlieferungen und / oder Leistungserbringung erfolgen.
Die wichtigsten Rechnungs-Vorschriften finden sich in § 14 UStG. Rechnungen müssen in Schriftform gestellt werden. Welche Bezeichnung eine Rechnung / Faktura trägt, spielt keine Rolle. Besondere Formvorschriften gibt es ebenfalls nicht: Als Rechnung / Faktura gilt grundsätzlich „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“.
Hauptzweck ist die korrekte Abrechnung der Umsatzsteuer. Der Rechnungsempfänger hat Anspruch auf eine Rechnung / Faktura in Papierform. Sofern der Empfänger einverstanden ist, darf die Abrechnung aber auch in elektronischer Form verschickt werden. Die zahlreichen Inhaltsvorschriften gelten nur für Rechnungen zwischen Geschäftsleuten.
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