Bei invoiz steht der Kunde im Mittelpunkt – und zwar in jeder Hinsicht: Unseren eigenen Kunden stellen wir ein einfaches, komfortables und sicheres Online-Rechnungsprogramm mit Kundenarchiv zur Verfügung – und das zu einem unschlagbar günstigen Preis. Die Kunden unserer Kunden können sich auf rechtlich einwandfreie Abrechnungsdokumente verlassen: Ärger mit dem Finanzamt gehört mit Sicherheit der Vergangenheit an. Dass die Kundenverwaltung der interne Dreh- und Angelpunkt der invoiz-App ist, versteht sich bei so viel Kundennutzen fast von selbst. Du findest die Funkion in der Navigationsleiste am linken Seitenrand – direkt unterhalb der Startseite:
Mehr als eine Adressverwaltung im Rechnungstool
Die Kundenliste enthält sämtliche Geschäftspartner, denen du bislang Rechnungen und Angebote geschickt hast. Per Mausklick auf das Plus-Symbol am oberen rechten Seitenrand legst du bei Bedarf neue Datensätze an. Selbstverständlich kannst du hier auch die Daten von Interessenten erfassen.
Ganz gleich, ob Kunden oder Interessenten: Es lohnt sich, das Kundenmodul einmal etwas genauer anzuschauen. Die meisten invoiz-Anwender erfassen oder ändern ihre Kundendaten quasi im Vorbeigehen – direkt beim Ausstellen von Rechnungen. Deshalb fristen einige kundenspezifische Zusatzfunktionen ein Schattendasein – insbesondere die Kunden-„Historie“ oder auch die „Umsatzübersicht“. Du findest sie hier:
Umsatzübersicht: Durchblick im Auftragswust
Wenn du in der Kundenliste doppelt auf den Datensatz eines Geschäftspartners klickst, öffnet sich die Detailansicht mit den wichtigsten Namens-, Adress- und Kommunikationsdaten des Kunden:
Wenn du nun etwas weiter nach unten scrollst, zeigt invoiz dir den „Umsatz der letzten 12 Monate“ mit diesem Kunden an – und zwar sowohl den Gesamtumsatz als auch verteilt auf die einzelnen Monate. Außerdem kannst du hier …
- die Anzahl der Aufträge,
- die Höhe der Außenstände,
- die durchschnittliche Zahlungsdauer und die
- aktuellen Zahlungskonditionen des Kunden ablesen:
Historie: Das geheime Kundenarchiv
Wenn du noch etwas weiter nach unten scrollst, landest du bei der „Historie“. Dort sind sämtliche Rechnungen und Angebote gelistet, die du bislang an den betreffenden Geschäftspartner geschickt hast:
Standardmäßig werden „Alle“ Vorgänge in chronologisch absteigender Reihenfolge angezeigt. Du kannst die Liste aber auch nach „Rechnungen“ und „Angeboten“ filtern und die Reihenfolge per Mausklick auf die Spaltenüberschrift an deinen Informationsbedarf anpassen:
Auf diese Weise verschaffst du dir schnell einen Überblick über die Geschichte deiner einzelnen Kundenbeziehungen, über wiederkehrende Aufträge, offene Angebote und so weiter. Gut zu wissen, oder?
Kundenkategorie: Fasst zusammen, was zusammen gehört!
Gleich noch ein Hinweis hinterher: Wenn du einen neuen Kunden anlegst oder einen vorhandenen Datensatz änderst, kannst du dort neben den Namens-, Adress- und Kommunikationsdaten auch eine Kundenkategorie festlegen:
Mit deren Hilfe lassen sich zusammengehörige Umsätze ganz bequem gruppieren und analysieren. Die dazugehörige Auswertung findest du am unteren Ende der „Startseite“ im Abschnitt „Umsatz pro Kundenkategorie“:
Eingerichtet und angepasst werden die Kategorien im Arbeitsbereich „Einstellungen“ unter „Weitere Einstellungen“:
Noch mehr tolle Funktionen in der Rechnungssoftware
Weitere Tipps, Tricks und Tools findest auf folgenden Seiten:
- Rechnung schreiben: So geht’s!
- Angebot schreiben: So geht’s!
- Mahnung schreiben: So geht’s!
- Kleinunternehmerregelung: Was du als Kleinunternehmer wissen musst!
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