Nein, eine Eintragung ins Handelsregister ist nicht bei jeder Unternehmensgründung erforderlich. Das heißt: Viele Selbstständige und Gewerbetreibende kommen gar nicht mit dem Handelsregister in Berührung. Falls du zu den Kleingewerbetreibenden und Freiberuflern gehörst, brauchst du dich ums Handelsregister nicht zu kümmern.
Handelsregister? Warum das denn?
Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis. Darin sind alle Kaufleute mit ihren Unternehenmsdaten eingetragen. Das Handelsregister wird vom zuständigen Registergericht geführt. Normalerweise ist das ein Amtsgericht.
Falls du das für deinen Unternehmensstandort zuständige Registergericht suchst, wirst du im amtlichen Justizportal fündig.
Im Handelsregister verzeichnete Geschäftsleute müssen sich an besondere kaufmännische Regeln halten. Zum Beispiel an die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB). Auf diese Weise reguliert der Staat das Geschäftsleben. Doch nicht nur das:
Das Handelsregister ist auch für die Unternehmen selbst wichtig. Mithilfe des Handelsregisters können sie sich vor größeren Geschäften Informationen über Kunden und Lieferanten beschaffen. Das sorgt für mehr Sicherheit. Zum Beispiel lässt sich feststellen, welcher Mitarbeiter eines Geschäftspartners überhaupt einen Vertrag abschließen darf.
Sobald die Eintragung ins Handelsregister erfolgt ist, hat der Kaufmann besondere Pflichten. So muss er zum Beispiel…
- Handelsbücher führen und dabei die Regeln der doppelten kaufmännischen Buchführung beachten.
- Inventur machen und Bilanzen aufstellen.
- Jahresabschlüsse veröffentlichen.
- Firma und Rechtsform, Unternehmens-Anschrift, Registergericht und Handelsregisternummer auf seinen Geschäftspapieren angeben.
- handelsrechtliche Vollmachten (z. B. Prokura) anderer Kaufleute beachten.
- beim Abschluss von Handelsgeschäften besonders sorgfältig und vorsichtig sein. Und:
- spezielle Branchen-Gepflogenheiten sowie allgemeine Handelsbräuche beachten (z. B. das kaufmännische Bestätigungsschreiben).
Außerdem enthält das HGB sehr genaue Vorschriften für Kapital- und Personengesellschaften. Zum Beispiel die Verantwortlichkeiten von Gesellschaftern und Geschäftsführern einer Gesellschaft.
Was ist ein „Kaufmann“?
Als „Kaufmann“ im Sinne des § 1 HGB gelten alle Unternehmen, die ein „Handelsgewerbe“ betreiben. Bevor wir den Kreis der ins Handelsregister eingetragenen Geschäftsleute genauer eingrenzen, einige Begriffsklärungen vorweg. Denn die Bezeichnungen „Kaufmann“ und „Handelsgewerbe“ sorgen oft für Missverständnisse.
- Erstens: Kaufmänner und Kauffrauen im Sinne des HGB müssen keine gelernten oder studierten Kaufleute sein. Mit anderen Worten: Zum HGB-Kaufmann wirst du automatisch durch Eintragung ins Handelsregister.
- Zweitens: Als Handelsgewerbe gelten grundsätzlich alle Gewerbebetriebe. Also nicht nur solche, die sich auf den Handel mit Waren beschränken.
- Drittens: Zu den Handelsgewerben zählen zum Beispiel Industriebetriebe, Handwerker, Händler und gewerbliche Dienstleister.
Weil nur gewerbliche Unternehmen als Handelsgewerbe gelten, entfällt für Freiberufler die Eintragung ins Handelsregister. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß eine Freiberufler-Praxis ist. Auch Umsatz und Gewinn oder die Höhe des Betriebsvermögens sind nicht von Bedeutung.
Außerdem müssen sich nicht alle Gewerbebetriebe ins Handelsregister eintragen lassen. Denn die Eintragung ist normalerweise auf größere Unternehmen beschränkt. So verlangt das HGB die Eintragung nur von Unternehmen, die „nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“ erfordern.
Daneben gibt es Unternehmen, die aufgrund ihrer Rechtsform eingetragen werden. Schließlich besteht die Möglichkeit, sein Unternehmen freiwillig ins Handelsregister einzutragen. Ganz gleich, wie groß es ist und welche Rechtsform es hat.
Handelsregister: Wann muss ich mich eintragen lassen?
Hier die wichtigsten Anlässe für die Eintragung ins Handelsregister im Überblick:
Eintragung aufgrund der Rechtsform
Allein aufgrund ihrer Rechtsform müssen die folgenden Personen- und Kapitalgesellschaften ins Handelsregister eingetragen werden:
- Offene Handelsgesellschaft (OHG),
- Kommanditgesellschaft (KG),
- Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA),
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH),
- Haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt) und
- Aktiengesellschaft.
Wenn ein Unternehmen aufgrund seiner Rechtsform zur Eintragung verpflichtet ist, handelt es sich um einen „Form-Kaufmann“.
Wichtig: Nicht zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet sind Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR, auch BGB-Gesellschaft genannt). Wenn du eine GbR betreibst, kannst du sie aber freiwillig eintragen lassen. Dann wird sie zur „Offenen Handelsgesellschaft“ (OHG).
Eintragung aufgrund des kaufmännischen Geschäftsbetriebs
Falls du gesetzlich definierte Maßstäbe für die Eintragung erwartest: Die gibt es nicht. Es kommt auf die Größe und Komplexität eines Unternehmens an. Ob ein „kaufmännische Geschäftsbetrieb“ vorliegt, hängt vor allem ab von:
- Umsatzhöhe,
- Höhe des Betriebsvermögens und der Fremdfinanzierung,
- Größe des Betriebes, Anzahl der Standorte,
- Umfang des Waren- oder Leistungsangebots,
- Anzahl der Geschäftsvorgänge,
- Mitarbeiterzahl,
- Anzahl der Kunden und Lieferanten,
- Exporte und / oder grenzüberschreitende Dienstleistungen.
Letztlich kommt es auf die Gesamtschau des Einzelfalls an. Anhaltspunkt: Je größer das Unternehmern und je komplexer die Geschäftstätigkeiten sind, desto mehr spricht für die Kaufmanns-Eigenschaft.
Wenn ein Unternehmen aufgrund seiner wirtschaftlichen Verhältnisse zur Eintragung verpflichtet ist, wird es als „Ist-Kaufmann“ bezeichnet.
Freiwillige Eintragung ins Handelsregister
Unabhängig von Rechtsform und Betriebsgröße haben Gewerbetreibenden die Möglichkeit, sich freiwillig ins Handelsregister eintragen zu lassen. Das gilt zum Beispiel für
- Einzelunternehmer („Eingetragener Kaufmann e.K.“),
- Land- und Forstwirte und
- Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR = BGB-Gesellschaften).
Wichtig: Wird eine GbR ins Handelsregister eingetragen, entsteht automatisch eine Offene Handelsgesellschaft (OHG).
Grundsätzlich gilt: Wenn sich ein Gewerbebetrieb für die freiwillige Eintragung entscheidet, wird es als „Kann-Kaufmann“ bezeichnet.
Was steht im Registereintrag?
Unabhängig vom Anlass einer Eintragung gibt es zwei Registerabteilungen:
- HRA: In der Handelsregister Abteilung A finden sich Einzelkaufleute und Personengesellschaften.
- HRB: In Abteilung B sind alle Kapitalgesellschaften verzeichnet.
Je nachdem, in welcher Abteilung ein Unternehmen eingetragen ist, unterscheiden sich die Inhalte des Registereintrags.
HRA-Eintragung
Zur Eintragung von Einzelunternehmern (e.K.) und Personengesellschaften (OHG, KG) in die HRA gehören insbesondere:
- Rechtsform und Anschrift des Unternehmens,
- Namen der Inhaber oder Gesellschafter,
- Erteilung und Wiederruf von Prokura und Name der bestellten Prokuristen,
- Höhe der Kommanditeinlage (bei der KG),
Außerdem wird die Eröffnung, Einstellung oder Aufhebung eines Insolvenzverfahrens im Handelsregister-Auszug festgehalten. Auch das Auflösen einer Gesellschaft und Erlöschen einer Firma ist im Handelsregister vermerkt.
Wichtig: Wenn du Eintragungen und Änderungen machen lässt, fallen Kosten an. Dabei hängen die Gebühren von der Rechtsform und der Unternehmensgröße ab. Neben den eigentlichen Gerichtsgebühren können Rechtsanwalts- und Notarkosten entstehen. Zum Beispiel für die Beurkundung der Satzung einer Gesellschaft.
Anhaltspunkt: Ein eingetragener Kaufmann bezahlt für die Anmeldung und Eintragung etwa 200 Euro. Eine kleine GmbH muss bereits mit 500 Euro bis 1.000 Euro rechnen.
HRB-Eintragung
Zur Eintragung von Kapitalgesellschaften in die HRB gehören:
- Sitz, Rechtsform und Gegenstand des Unternehmens.
- Höhe des Grundkapitals (AG)
- Mitglieder des Vorstands (AG)
- Höhe des Stammkapitals (GmbH)
- Geschäftsführer (GmbH).
- Erteilung und Wiederruf von Prokura und Name der bestellten Prokuristen.
Daneben werden im HRB die Eröffnung, Einstellung oder Aufhebung eines Insolvenzverfahrens festgehalten. Auch das Auflösen einer Gesellschaft und das Erlöschen einer Firma ist im Handelsregister vermerkt.
Hinweis auf Registereintrag nicht vergessen!
Wenn dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, musst du auf deinen Geschäftsbriefen auf den Registereintrag hinweisen. Auch für deine Website gilt die Hinweispflicht. Beispiel: Bei angemeldeten Kaufleuten und Unternehmen sieht das dann so aus:
HRA:
MAX Mustershop
Inhaber: Max Mustermann e.K.
Handelsregister: AG Musterstadt HRA Nr. 1234
Zum Beispiel sieht der Hinweis auf den Registereintrag bei einer Kapitalgesellschaft so aus:
HRB:
Mustermann Online GmbH
Geschäftsführer: Martha Mustermann & Max Mustermann
Handelsregister: AG Musterstadt HRB Nr. 5678
Mit diesen Informationen können deine Geschäftspartner die Informationen zu deinem Unternehmen gezielt abrufen. Umgekehrt kannst du dich beim Handelsregister über deine Kunden und Lieferanten informieren.
Praxistipps:
- Der Abruf von Handelsregisterauszügen ist über das Gemeinsame Registerportal der Länder möglich. Damit du die Internet-Registerauskunft nutzen kannst, musst du dich kostenlos registrieren. Zwar ist die Abfrage allgemeiner Unternehmensdaten kostenlos. Dagegen schlagen Detail-„Ausdrucke“ und Dokumente mit 4,50 Euro zu Buche.
- Weitere Informationen bekommst du bei der Industrie- und Handelskammer. Oder du fragst deinen Steuerberater.
Noch Fragen?
Was beim Start in die Selbstständigkeit sonst noch alles zu beachten ist, erfährst du zum Beispiel auf folgenden Seiten:
- Genehmigungen und Meldepflichten: Muss das sein?
- Freiberufler oder Gewerbetreibender: Wie bist du unterwegs?
- Steuern & Buchführung: Selber machen oder Berater?
- Welche Steuern zahlen Unternehmer?
- Erstens: Einkommensteuer
- Zweitens: Gewerbesteuer
- Drittens: Körperschaftsteuer
- Viertens: Umsatzsteuer
- Kaufmännisches Bestätigungsschreiben: Augen auf bei Geschäftspost!
- Eigenes Business starten? Mit dem Rechnungsprogramm „invoiz“ echt easy!
- Rechnung schreiben: So geht’s!
- Angebot schreiben: So geht’s!
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