Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer ist unbedingt auf einer Rechnung erforderlich

Jede Rechnung muss eine eigene Rechnungsnummer haben. In UStG § 14 „Ausstellung von Rechnungen“ ist festgelegt, dass eine Rechnung „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“ enthalten muss.

Die Rechnungsnummer – eindeutig und fortlaufend, aber nicht zwingend lückenlos

Es ist also gesetzlich geregelt, wie diese Rechnungsnummer beschaffen sein muss. Jede Rechnungsnummer muss einmalig sein, denn sie dient dazu, eine Rechnung eindeutig identifizieren und einem Zahlungseingang zuordnen zu können. Das heißt auch, dass eine Rechnungsnummer nicht doppelt vergeben werden darf. Des Weiteren muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein, auch dadurch soll die Einmaligkeit einer Rechnung sichergestellt werden. Allerdings müssen die Rechnungsnummern nicht zwingend lückenlos vergeben werden, ihre Vergabe sollte jedoch auf einem nachvollziehbaren System basieren, das konsistent beibehalten werden kann.

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Der Aufbau einer Rechnungsnummer – möglichst einfach und nachvollziehbar

Bei der Gestaltung der Rechnungsnummer gibt es auch gewisse Freiräume. Das Wichtigste für einen Unternehmer ist sicherlich, dass sein System für den Aufbau und die Vergabe der Rechnungsnummern, und somit letztendlich auch die Verwaltung und Zuordnung der Rechnungen, rechtskonform und nicht zu kompliziert ist. Ein logisches System hilft, den Überblick über die Rechnungen zu behalten und Fehler zu vermeiden.

Welche Möglichkeiten für den Aufbau einer Rechnungsnummer empfehlenswert sind

Am einfachsten ist sicherlich, mit 1 anzufangen und dann fortlaufend mit 2, 3, 4 usw. fortzufahren. Dagegen spricht, dass dieser simple Aufbau der Rechnungsnummer dem Kunden möglicherweise einen nicht so professionellen Eindruck vermittelt, da daraus direkt ersichtlich ist, wie viele (bzw. wenige) Rechnungen erstellt werden. Als Möglichkeit für einen komplexeren Zahlencode bietet es sich an, in der Rechnungsnummer das Datum zu nutzen und um eine zusätzliche Zahl, die die Anzahl der Rechnungen angibt, zu ergänzen. Mit einem Datum als Bestandteil der Rechnungsnummer lässt sich die Rechnung auch problemlos einem Geschäftsjahr, dem Monat und dem Tag zuordnen. Eine Rechnungsnummer darf außerdem aus Zahlen und Buchstaben bestehen, so dass weitere Möglichkeiten zur Kombination, Unterscheidung und Zuordnung bestehen. Wenn nach der Art der Dienstleistung oder der Lieferung bzw. des Produkts unterschieden werden soll, kann diese Variante sinnvoll sein.