Lieferschein

Warenbegleitschein, aber keine Rechnung

Bei einem Lieferschein handelt es sich um ein praktisches Dokument, das eine Übersicht über die gelieferten Waren gibt und vom Absender beim Versand einer Lieferung den Waren beigefügt wird. Eine andere Bezeichnung für Lieferschein ist Warenbegleitschein. Ein Lieferschein ist nicht dasselbe wie eine Rechnung und kann eine Rechnung auch nicht ersetzen; im täglichen Geschäftsverkehr erfüllt er andere wichtige Funktionen.

Was muss auf einem Lieferschein enthalten sein?

Die Bereitstellung eines Lieferscheins durch den Verkäufer ist freiwillig, das heißt, er ist gesetzlich nicht dazu verpflichtet. Allerdings hat ein Lieferschein in der Praxis viele Vorteile, so dass es im Geschäftsverkehr nahezu die Regel ist, dass beim Versand ein Lieferschein zum Einsatz kommt. Wer allerdings einen Lieferschein erstellt, schafft damit eine Urkunde mit einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, und falls es sich dabei um eine Mischform aus Lieferschein und Rechnung handeln sollte, muss diese Art von Lieferschein sogar wie eine Rechnung zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Zu den Angaben, die auf einem Lieferschein sinnvollerweise enthalten sein sollten, zählen natürlich Name und Anschrift des Absenders ebenso wie des Empfängers der Lieferung, Art und Menge der versendeten Ware mit genauer Bezeichnung und Mengenangabe, Datumsangaben, wie beispielsweise das Kaufdatum und das Versanddatum, sowie eine individuelle Lieferscheinnummer. Weitere Angaben, die zusätzlich gemacht werden können, sind die Versandart und ob eine Lieferung auf mehrere Pakete verteilt wurde. In diesem Fall ist aus Gründen der besseren Zuordbarkeit zu empfehlen, dass in jedem einzelnen Bestandteil einer umfangreicheren Lieferung ein Lieferschein enthalten ist.

Lieferschein erleichtert die Kontrolle des Warenausgangs und Wareneingangs

In der Geschäftspraxis ist der Lieferschein somit ein bewährtes Mittel, anhand dessen sich sowohl vom Absender beim Versand als auch vom Empfänger bei Erhalt einer Lieferung leicht kontrollieren lässt, ob die gelieferte Ware gemäß der Bestellung einwandfrei ist. Falls bei der Überprüfung Fehler bei der Lieferung oder Mängel an der Ware festgestellt werden, erleichtert ein Lieferschein, nicht zuletzt durch die Lieferscheinnummer, den Umgang bei Reklamationen.

Der elektronische Lieferschein

In jüngster Zeit wird es immer üblicher, einen so genannten ‚elektronischen Lieferschein’ zu erstellen, der im Grunde genommen dieselben Angaben enthält wie ein physischer Lieferschein, der der Ware beiliegt, und dem Kunden nach dem Versand der Ware digital zugestellt wird.