Eingetragener Kaufmann (e.K. / e.Kfm.)

Entscheidet sich eine natürliche Person freiwillig oder aufgrund der Unternehmensgröße dafür, ihr Einzelunternehmen ins Handelsregister eintragen zu lassen, wird sie zum „Eingetragenen Kaufmann“ bzw. zur „Eingetragenen Kauffrau“ (auch „Einzelkaufmann“ / „Einzelkauffrau“ genannt). Registrierte Einzelkaufleute sind verpflichtet, im Geschäftsleben den in § 19 HGB festgelegten Rechtsformzusatz „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“ zu führen (z. B. „Max Mustermann e.Kfm.“, „Martha Mustermann e.Kfr.“ oder auch „MyShop e.K.“). Der handelsrechtliche Kaufmanns-Status setzt nicht voraus, dass die betreffende Person eine kaufmännische Ausbildung oder ein kaufmännisches Studium absolviert hat oder vergleichbare Qualifizierungen nachweisen kann.

Der oder die e. K. ist die Firma einer natürlichen Person, die ins „Handelsregister A“ (= HRA für natürliche Personen und Personengesellschaften) eingetragen ist. Das Handelsregister wird beim Registergericht geführt: Das ist üblicherweise das für den Unternehmensstandort zuständige Amtsgericht. Die Inhalte der Eintragungen können beim Registergericht eigesehen oder im bundesweiten elektronischen Unternehmensregister abgerufen werden.

Inhalt des Registereintrags

Einzelunternehmer müssen folgende Angaben eintragen lassen:

  • Vor- und Zuname des Unternehmers,
  • Rechtsform und Firma des Unternehmens,
  • Sitz und Geschäftsanschrift des Unternehmens
  • eventuelle Zweigniederlassungen mit Anschrift sowie
  • Gegenstand des Unternehmens.

Anders als bei eingetragenen Personen- und Kapitalgesellschaften muss bei der e.K.-Eintragung kein Gesellschafts- oder Stammkapital nachgewiesen werden. Durch die Eintragung ins Handelsregister entsteht auch keine eigene juristische Person. Die „e.K.“-Firma kann aber vor Gericht klagen und verklagt werden. Den Ablauf einer Handelsregister-Eintragung erläutert ein aktuelles IHK-Erklärvideo.

Kein Pflichteintrag

Gewerbliche Einzelunternehmer sind grundsätzlich nichtverpflichtet, ihr Unternehmen ins Handelsregister eintragen zu lassen. Sie dürfen ihre Geschäfte als Kleingewerbetreibende führen und brauchen die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) nicht zu beachten. Für Kleingewerbetreibende gelten die weniger strengen Auflagen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

Die Eintragungspflicht entsteht gemäß § 1 HGB erst dann, wenn der Gewerbebetrieb „nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“erfordert. Freiberufler und andere nicht-gewerbliche Selbstständige müssen sich auch dann nicht ins Handelsregister eintragen lassen, wenn ihr Betrieb sehr hohe Gewinne und Umsätze erzielen.

Wirkungen des Registereintrags

Eingetragene Kaufleute müssen auf ihren Geschäftspapieren Ihre Firma und Rechtsform, die Anschrift des Unternehmens oder der Zweigniederlassung sowie das Registergericht und die Handelsregisternummer angeben.

Durch die Eintragung ins Handelsregister gilt das Handelsgesetzbuch für eingetragene Kaufleute in vollem Umfang. Das hat unter anderem folgende Konsequenzen:

  • Pflicht, besondere Branchen-Gepflogenheiten und allgemeine Handelsbräuche zu beachten (z. B. das kaufmännische Bestätigungsschreiben),
  • uneingeschränkte Haftung mit dem Betriebs- und Privatvermögen,
  • Zahlung von Gewerbesteuer ab dem ersten Euro: keine Berücksichtigung des Freibetrags von 24.500 Euro, den natürliche Personen beanspruchen können – und vor allem:
  • Die Pflicht zur doppelten kaufmännischen Buchführung sowie zur Aufstellung von Bilanzen und Inventar.

Ausnahme: Die Bilanzierungs- und Inventarpflicht entfällt bei eingetragenen Kaufleuten, deren Unternehmen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren jeweils nicht mehr als …

  • 600 000 Euro Umsatz oder
  • 000 Euro Jahresüberschuss (Gewinn)

… erzielt hat. Das ist seit Inkrafttreten des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes in § 241a HGB festgelegt. Gründer sind bereits dann von den kaufmännischen Buchführungspflichten befreit, wenn sie die genannten Obergrenzen am Ende des ersten Geschäftsjahres unterschreiten.

Vorteile der e.K.-Eintragung

Die HGB-Auflagen erhöhen den bürokratischen Aufwand und gehen mit erheblichen Mehrkosten einher – nicht nur bei der Gründung, sondern auch im laufenden Betrieb. Allein die steigenden Steuerberater-Honorare aufgrund der kaufmännischen Buchführungs- und Bilanzvorschriften schrecken viele Einzelunternehmer.

Andererseits hat die e.K.-Eintragung aber auch Vorteile:

  • Der meist freiwillige Charakter des Handelsregister-Eintrags beweist Selbstbewusstsein und Professionalität. Eingetragene Kaufleute signalisieren zudem nach außen, dass sie die strengen HGB-Vorschriften beachten. Dadurch genießt die Rechtsform des e.K. im Geschäftsleben durchweg hohes Ansehen.
  • Eingetragene Kaufleute haben größere Freiheit bei der Wahl ihrer Geschäftsbezeichnung: Während nicht eingetragene Einzelunternehmer Geschäfte unter ihrem Vor- und Zunamen abwickeln müssen, dürfen e.K.-Firmen auch Buchstabenkombinationen, Sach- und Fantasiebezeichnungen verwenden (z. B. MaMu e.K., Smart&Cool e.K.).
  • Auf diese Weise kann eine Unternehmens-„Marke“ etabliert werden, die nicht an die Person des Unternehmers gebunden und leichter zu verkaufen ist. Enthält die Firma den Namen einer natürlichen Person, kann sie nach dem Verkauf oder dem Tod des bisherigen Geschäftsinhabers zwar auch weitergeführt werden. Dafür ist aber die Zustimmung des ehemaligen Inhabers oder seiner Erben erforderlich.
  • Eingetragene Kaufleute dürfen „Prokura erteilen“: Ihre Geschäftspartner können sich darauf verlassen, dass der Prokurist berechtigt ist, bis auf ganz wenige Ausnahmen sämtliche Geschäfte im Namen des Unternehmens abzuschließen. Das beschleunigt Vertragsverhandlungen und Auftragsabwicklung in der Praxis sehr.