Abschlagsrechnung

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Anhand einer Abschlagsrechnung, auch A-Conto-Rechnung genannt, wird ein Teil einer Leistung in Rechnung gestellt, obwohl das Ende des Leistungszeitraumes noch nicht erreicht wurde bzw. die vereinbarte Leistung oder die bestellte Ware noch nicht (vollständig) geliefert wurde.

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Abschlagszahlungen sind in vielen Branchen üblich

Eine Zahlung wird normalerweise erst fällig, wenn eine Leistung vollständig erbracht bzw. eine Lieferung abgeschlossen wurde, so ist es im BGB geregelt. Für Selbstständige, Freiberufler und andere Dienstleister ist diese Regelung allerdings nicht ganz unproblematisch, denn das bedeutet, dass sie in Vorleistung gehen müssen und somit ein großes Risiko auf sich nehmen. Insbesondere, wenn Leistungen über einen längeren Zeitraum erbracht werden sollen oder bei größeren Aufträgen kann das zu Engpässen bei der Liquidität führen. Eine Möglichkeit, dieses Risiko zu begrenzen, ist das Vereinbaren von Abschlagsrechnungen bzw. Abschlagszahlungen. Zum Beispiel ist es bei Werkverträgen oder in der Baubranche üblich, während des Zeitraums, in dem die gesamte Leistung erbracht wird, über einen Teil dieser vereinbarten Leistung – als Teilabschnitt oder als Meilenstein – eine oder mehrere Abschlagsrechnungen zu stellen.

Zu einer Abschlagsrechnung gehört immer eine Schlussrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist nicht dasselbe wie eine eigenständige Rechnung, sondern immer ein wichtiger Bestandteil der zusammenfassenden Schlussrechnung: ist die Leistung zu guter Letzt vollständig erbracht, wird sie abschließend per Schlussrechnung in Rechnung gestellt, wobei in der Schlussrechnung die zuvor erstellten Abschlagsrechnungen im Detail aufgeführt und als solche erkennbar sein müssen. Natürlich muss am Schluss dann nur noch die Summe gezahlt werden, die zu diesem Zeitpunkt noch offen ist.

Formal allerdings unterscheidet sich eine Abschlagsrechnung von einer ganz normalen Rechnung nur durch den kennzeichnenden Zusatz ‚Abschlagsrechnung’, dieser muss jedoch aus steuertechnischen Gründen neben den Pflichtangaben unbedingt enthalten sein. Um den Überblick zu behalten, sollte man in dem Fall, dass mehrere Abschlagsrechnungen gestellt werden, die Rechnungen nummerieren und als erste, zweite etc. Abschlagsrechnung ausweisen. Dies hilft vor allem beim Erstellen der Schlussrechnung, aber auch beim korrekten Abführen der Umsatzsteuer – ein Punkt, auf den man bei Abschlagsrechnungen unbedingt ein Auge haben sollte.

Abschlagszahlungen als Vertrauensbasis und Liquiditätsgarantie

Davon abgesehen können die Konditionen einer Abschlagzahlungsvereinbarung – wie viele Abschlagsrechnungen in welcher Höhe und in welchen zeitlichen Abständen gestellt werden sollen, ob als Prozentsatz oder als Pauschalsumme – frei ausgehandelt werden. Eine bei Freiberuflern gängige Praxis ist es, direkt nach der Auftragsvergabe einen Vorschuss zu verlangen, weitere Zahlungen sind dann bei Lieferung fällig und die Schlussrechnung wird nach der Fertigstellung oder der Abnahme des Werks durch den Kunden gestellt. Der Vorschuss erfüllt die Funktion, eine Vertrauensgrundlage zwischen den Geschäftspartnern zu schaffen. Aber auch sonst hat die Vereinbarung, eine große Rechnungssumme in mehrere Teilbeträge aufzuteilen, Vorteile für beide Seiten: denn der Dienstleister bleibt liquide und anstatt am Ende auf einen Schlag die große Gesamtsumme zahlen zu müssen, kann der Kunde die Zahlungslast durch mehrere kleine Zahlungen über einen längeren Zeitraum verteilen. Ein Nachteil kann hingegen darin bestehen, dass Abschlagsrechnungen, beispielsweise über einen Vorschuss, die noch nicht erbrachte Leistung nicht so präzise ausweisen und somit auch nicht so einfach zu überprüfen sind wie Teilrechnungen (mit denen sie nicht verwechseln werden sollten), in denen Leistungen, die bereits erbracht wurden, im Detail aufgeführt werden müssen.