Die vom Gesetzgeber verlangte „fortlaufende Rechnungsnummer“ bereitet vielen Selbstständigen Kopfzerbrechen. Zum Glück ist die Sache viel einfacher als oft befürchtet. Und mit invoiz bist du sowieso auf der sicheren Seite.
Die Rechnungsnummer: Pflichtangabe auf einer Rechnung
Die Vorschriften zur Ausstellung von Rechnungen findest du in § 14 Abs. 4 UStG. Demnach gehört auf die jeweilige Rechnung „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“.
Die Formulierungen „fortlaufende Nummer“ und „einmalig vergeben“ sorgen seit Einführung der Vorschrift immer wieder für Irritation. Nicht nur aus Angst, Fehler zu machen, Kunden zu verärgern oder den Vorsteuerabzug zu verlieren. Freelancer und Kleinbetriebe mit wenigen Kunden und Aufträgen fürchten, durch Rechnungsnummern der Marke „2020-001“, „2020-002“ ungewollt die Anzahl ihrer Rechnungen offenzulegen.
Eindeutige und fortlaufende Nummer
Das Finanzamt zwingt dich nicht, deine Betriebsgeheimnisse zu veröffentlichen. Mal ganz abgesehen davon, dass man aus einer geringen Rechnungsanzahl genau genommen überhaupt nicht auf Umsatz und Gewinn schließen kann.
Die Gefahr besteht aber auch sonst nicht: Es genügt vollkommen, wenn du jede Rechnungsnummer wirklich nur einmal verwendest. Jede Nummer muss einmalig sein, denn sie dient dazu, eine Rechnung eindeutig identifizieren und einem Zahlungseingang zuordnen zu können.
Außerdem ist keine fortlaufende Nummerierung erforderlich: Die Rechnungsnummer darf aus Ziffern und Buchstaben bestehen. Lückenlosigkeit wird schon gar nicht verlangt. Ob die Nummernfolge plausibel ist, ist von außen also nicht erkennbar. Deshalb brauchst du die Nummerierung deiner Eingangsrechnungen auch keiner genaueren Prüfung zu unterziehen.
Klarstellungen vom Finanzamt
Nachzulesen sind die Klarstellungen im Detail auf Seite 478 des aktuellen Umsatzsteueranwendungserlasses (Stand: 9/2019). Dort heißt es klipp und klar:
- „Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend“
- „Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich.“
- Es bleibt dem Rechnungsaussteller „überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils einmalig vergeben wird.“
- „Die einzelnen Nummernkreise müssen dabei nicht zwingend lückenlos sein.“ Und:
- „Kleinbetragsrechnungen (= bis 250 Euro inklusive Mehrwertsteuer) müssen keine fortlaufende Nummer enthalten.“
Vorsicht bei manueller Vergabe der Rechnungsnummer
Mit anderen Worten: In der Praxis genügt es, darauf zu achten, keine Rechnungsnummer doppelt zu vergeben. Hauptsache, du behältst den Überblick!
Bei manueller Nummernvergabe solltest du sehr vorsichtig sein. Die versehentliche Mehrfachvergabe droht vor allem bei DIY-Lösungen auf Basis von Word und Excel. Mehr dazu im „Schluss mit Oldschool“-Beitrag.
Eine einzelne doppelt vergebene Rechnungsnummer wäre an sich noch kein Drama. Es darf aber nicht der Eindruck entstehen, dass es in deiner Rechnungsnummern-Verwaltung Unregelmäßigkeiten gibt. Denn dann unterstellt das Finanzamt dir womöglich Mehrfach-Umsätze unter ein- und derselben oder einer undokumentierten Rechnungsnummer.
Gibt es dann obendrein Hinweise auf nicht aufgezeichnete Bargeldeinnahmen, drohen erhöhte Umsatz- und Gewinnschätzungen. Schlimmstenfalls musst du sogar mit Strafverfolgung wegen Scheingeschäften und Schwarzarbeit rechnen.
Mit invoiz lassen sich ganz einfach finanzamtskonforme Rechnungen erstellen. Das Risiko der mehrfachen oder aus anderen Gründen zweifelhaften Nummernvergabe ist gleich null. Solange eine Rechnung noch im Entwurfs-Modus ist, enthält sie noch keine „Rechnungs-Nr.“, sondern einen „Autom. Vergabe“-Platzhalter:
Flexibles Tuning
Von Hause aus ordnet invoiz jeder ausgestellten Rechnung eine schlichte 4-stellige Rechnungsnummer zu – beginnend bei „0001“. Unter „Einstellungen“ – „Weitere Einstellungen“ stehen dir im Abschnitt „Nummernkreis“ aber jede Menge Nummerierungs-Feinheiten zur Verfügung:
Mit invoiz kannst du zum Beispiel:
- bis zu 10-stellige fortlaufende Angebots-, Rechnungs- und Lieferscheinnummern erstellen und
- sie bei Bedarf mit einer Datums-Komponente versehen. Das ist zum Beispiel bei der weitverbreiteten Jahresangabe mit einer 4-stelligen Rechnungsnummer der Fall: „2020-0815“ steht dann für die 815. Rechnung im Jahr 2020).
- deine Angebots- und Rechnungsnummern von vornherein auf Datumsbasis erzeugen. Die Rechnungsnummern „20201213-01“ und „20201213-02“ stehen dann für die beiden ersten Rechnungen, die am 13. Dezember 2020 erstellt wurden.
- deine Angebots- und Rechnungsnummern zudem mit vor- oder nachgestellten Kennzeichnungen versehen.
Auf diese Weise ordnest du deinen Tätigkeits- oder Sortimentsbereichen bei Bedarf unterschiedliche „Präfixe“ oder „Suffixe“ zu. „DES-0123“ steht dann zum Beispiel für die 123. Rechnung im Design-Bereich; „SUP-0075“ für die 75. Rechnung im Support-Bereich. - Selbst auf die Trennzeichen zwischen den einzelnen Nummern-Bestandteilen kannst du inzwischen gezielt Einfluss nehmen (z. B. Leerzeichen, Binde- oder Schrägstrich).
Deinen speziellen Anforderungen sind kaum Grenzen gesetzt: Auf jeden Fall sorgt invoiz zuverlässig dafür, dass die laufende Nummer hochgezählt wird. Damit du nahtlos an deine bisherige Nummerierung anschließen kannst, gibt es unterhalb des Auswahlfeldes „Laufende Nr.“ zudem die Funktion „Startwert festlegen“.
Praxistipp: Die Startwert-Anpassung dürfen selbstverständlich auch Gründer nutzen. Wenn du fortlaufende Rechnungsnummern auf Jahresbasis bevorzugst, musst du also nicht etwa mit „2020-0001“ beginnen. Du kannst den Startwert deiner Angebots- und Rechnungsnummern nach Belieben festlegen und zum Beispiel mit „2020-1234“ beginnen.
Noch Fragen zum Thema „Rechnung schreiben“?
Dann bist du in unserer invoiz Bibliothek richtig aufgehoben! Unter „Rechnung schreiben – so geht’s“ klären wir alle Fragen rund um die Rechnungsstellung.
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