Die Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung bringt für Gründer und sehr kleine Betriebe einige Vereinfachungen. Allerdings kann sie auch zu Fehlentscheidungen führen. Bevor du dich überstürzt für den Kleinunternehmer-Status entscheidest, solltest du die Vor- und Nachteile abwägen.

Die Kleinunternehmerregelung kann dir manchen Verwaltungsaufwand ersparen:

  • Du musst dir keine Gedanken über den richtigen Umsatzsteuersatz für deine Produkte und Dienstleistungen machen.
  • Du brauchst auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen.
  • Du musst keine monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen machen.

Das war es aber auch schon: Alle anderen Steuerpflichten bleiben gleich! Selbst vor einer jährlichen Umsatzsteuererklärung kommst du nicht herum – auch wenn du darin bloß mitteilst, dass du keine Umsatzsteuer eingenommen hast.

Kleinunternehmerregelung gem. §19 Abs.1 UStG.

umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer

Gesetzlich ist die Kleinunternehmer-Regelung in § 19 Abs. 1 UStG geregelt. Dort sind folgende Jahres-Umsatzgrenzen festgelegt:

  • Wenn du im Vorjahr (z. B. 2016) weniger als 17.500 Euro eingenommen hast UND (!)
  • im laufenden Jahr (z. B. 2017) voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro einnehmen wirst, darfst du den Kleinunternehmer-Status in Anspruch nehmen.

Mangels Vorjahr gilt im ersten Geschäftsjahr für Gründer die 17.500-Euro-Grenze. Beachte, dass es sich dabei um einen Jahreswert handelt. Daher musst du deinen voraussichtlichen Umsatz aufs Jahr hochrechnen. Erfüllst du Bedingungen für den Kleinunternehmer-Status, verzichtest jedoch freiwillig darauf, so bist du fünf Jahre lang an diese Entscheidung gebunden.

Weitere wichtige Informationen zur Kleinunternehmerregelung kannst du in dem Beitrag „Crashkus Kleinunternehmerregelung“ nachlesen. In dem Beitrag erläutern wir auch die Brutto-/ Netto-Perspektive.

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Behalte als Kleinunternehmer deine Umsätze im Blick

Wenn du die Kleinunternehmer-Regelung auch im nächsten Jahr in Anspruch nehmen willst, solltest du deine Umsätze im Auge behalten. Denn um die Einhaltung der Jahresumsatzgrenzen musst du dich selbst kümmern.

Aber keine Panik: Wenn deine steuerpflichtigen Einnahmen im laufenden Jahr über der 17.500-Euro-Grenze liegen, musst du für das laufende Jahr keine Nachteile befürchten.

Ist die Umsatzgrenze jedoch erst einmal überschritten, verlierst du in Zukunft deinen Sonderstatus der Kleinunternehmerregelung. Im Folgejahr unterliegst du dann automatisch der „Regelbesteuerung“. Falls du Geschäfte mit Privatkunden machst, wirst du um Preiserhöhungen (oder einen Gewinnrückgang) wohl nicht herumkommen.

Praxistipp: Wenn du deine Rechnungen mit invoiz schreibst hilft dir die Software schnell einen Überblick zu bekommen. Wie das geht zeigen wir dir im Beitrag „Kleinunternehmer-Umsatzgrenze überwachen“ nachlesen.

Du überschreitest die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer?

Falls du schon jetzt absehen kannst, dass es schwierig wird, in diesem Jahr die Umsatzgrenze der einzuhalten, hast du verschiedene Möglichkeiten. Du kannst …

  • bis Ende des Jahres weniger Aufträge übernehmen oder sie aufs nächste Jahr verschieben,
  • Rechnungen für Aufträge des laufendes Jahres erst im nächsten Jahr verschicken,
  • bei bereits verschickten Rechnungen mit den betreffenden Kunden vereinbaren, dass sie erst im neuen Jahr bezahlen – aber auch
  • überlegen, ob der Kleinunternehmer-Status überhaupt sinnvoll für dich ist: Schließlich bringt der Verlust des Kleinunternehmer-Status auch eine Reihe von Vorteilen – angefangen beim Vorsteuerabzug bis hin zum besseren Unternehmens-Image.

Eintritt der Regelbesteuerung nicht versäumen!

Solltest du den Wechsel zur Regelbesteuerung versäumen, kann das teuer werden. Angenommen, du merkst erst Mitte 2018, dass du die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung nicht mehr erfüllst, so musst du die in deinen Verkaufserlösen rechnerisch enthaltene Umsatzsteuer nachträglich ans Finanzamt zahlen!

Theoretisch darfst du deinen Kunden die Umsatzsteuer zusätzlich in Rechnung stellen: Ob die aber bereit sind, sie auch zu zahlen, ist eine ganz andere Geschichte. Daher ist die Wahrscheinlichkeit sehr groß, dass du auf den Kosten sitzen bleiben würdest.

Für Verbraucher bedeutet der Mehrwertsteuer-Aufschlag eine echte Preiserhöhung – was ja auch der Grund ist, warum die Kleinunternehmerregelung vor allem im Privatkundengeschäft Sinn ergibt und angewendet wird. Im B2B-Geschäft hat die Kleinunternehmer-Regelung für dich gegenüber der Regelbesteuerung keine finanziellen Vorteile, weil die Vorsteuer für deine Geschäftskunden ja ein durchlaufender Posten ist.

Alles zu spät und du hast die Grenze versehentlich schon gerissen? Keine Panik, wir zeigen dir hier, wie es weitergeht: „Kleinunternehmer: Grenze überschritten – was soll ich bloß tun?

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Steuererklärung als Kleinunternehmer?

Obwohl du keine Umsatzsteuer in Rechnung stellst und einnimmst, musst du einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Anders als bei den Voranmeldungen gibt es keine Vorschrift, durch die Kleinunternehmer von der Steuererklärung befreit sind. Deine Umsatzsteuererklärung musst du zusammen mit …

  • deiner Einnahmenüberschussrechnung (= Gewinnermittlung),
  • der „Anlage S“ (für Selbstständige Tätigkeiten) oder „Anlage G“ (für Gewerbebetriebe),
  • deiner privaten Einkommensteuererklärung sowie
  • allen anderen Steuerunterlagen (zum Beispiel „Anlage K“ für Kinder oder „Anlage N“ für Arbeitnehmertätigkeiten)

… bis spätestens 31. Mai des Folgejahres in elektronischer Form ans Finanzamt übermitteln. Wenn du dich von einem Steuerberater unterstützen lässt, kannst du dir mit der Abgabe deiner Steuererklärungen bis Dezember des Folgejahres Zeit lassen.

Praxistipp: Manche Finanzämter nehmen es mit der Umsatzsteuererklärung von Kleinunternehmern nicht so genau. Bevor du dir unnötig Arbeit machst, fragst du am besten beim zuständigen Sachbearbeiter deines Finanzamts nach.

Kleinunternehmer-Umsatzsteuererklärung

Zum Glück ist die Kleinunternehmer-Umsatzsteuererklärung meistens schnell erledigt. Es geht nur darum, gegenüber dem Finanzamt ausdrücklich zu erklären, wie hoch deine Umsätze waren und dass du keine Umsatzsteuer eingenommen hast. Das ist mit einigen wenigen Angaben erledigt.
Im Blogbeitrag „Steuererklärung trotz Kleinunternehmerregelung“ zeigen wir dir eine detaillierte Erklärung, was in der Erklärung genau ausgefüllt werden muss.

Für wen macht die Kleinunternehmerregelung Sinn?

  • Wunderbar geeignet ist sie für Neugierige, die einfach einen Versuch starten und testen wollen, ob die Selbstständigkeit überhaupt etwas für sie ist.
  • Praktisch ist sie auch für nebenberuflich Selbstständige, die sich auch auf Dauer mit kleinen Umsätzen zufriedengeben.
  • Finanzielle Vorteile bringt sie nur, wenn du hauptsächlich Geschäfte mit Endverbrauchern machst. Weil du keine Umsatzsteuer abführen musst, kannst du deinen Kunden günstigere Preise machen als „richtige“ Unternehmer.

Professioneller Freelancer als Kleinunternehmer?

Für professionelle Freelancer, die primär Dienstleistungen für Geschäftskunden erbringen, ist die Kleinunternehmer-Regelung dagegen normalerweise keine Lösung. Denn:

  • Du outest du dich als Anfänger oder Feierabend-Unternehmer, weil auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuer fehlt.
  • Der Sonderstatus bringt keine finanziellen Vorteile, weil deine Geschäftskunden den Umsatzsteueranteil sowieso als Vorsteuer erstattet bekommen.
  • Im Gegenteil: Du machst sogar Minus. Da du keine Umsatzsteuer in Rechnung stellst, bekommst du im Gegenzug auch nicht die Vorsteuer aus deinen eigenen Einkäufen erstattet: Du kaufst also teurer ein als „richtige“ Unternehmer.
  • Wenn du auf Dauer von deinen Einnahmen leben willst, wirst du wahrscheinlich automatisch in naher Zukunft die Kleinunternehmer-Umsatzgrenzen durchbrechen.

Wie meldet man sich als Kleinunternehmer an?

In dem „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ ist für Kleinunternehmer der Abschnitt „7. Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer“ von Relevanz. Hier machst du die folgenden Angaben:

  • Im Abschnitt 7.1 trägst du die Summe deiner geschätzten Umsätze im Jahr der Geschäftseröffnung und im Folgejahr ein. Wichtig: Bei der Kleinunternehmer-Umsatzgrenze von 17.500 Euro handelt es sich wie bereits erwähnt um einen Jahreswert.
  • Im Abschnitt 7.3 gibst du an, dass du die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllst und dass du sie in Anspruch nehmen willst:
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Das war es auch schon! Was du bei dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung als Kleinunternehmer noch im Hinblick auf eine Steuerbefreiung und dem Steuersatz berücksichtigen musst, zeigen wir dir im Beitrag „Anmeldung als Kleinunternehmer – so funktioniert´s“.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer brauchst du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht unbedingt! Die Hauptaufgabe der USt-IdNr. ist, grenzüberschreitende Geschäfte zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in der EU zu vereinfachen.

Wichtig: Als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG hast du grundsätzlich keinen Anspruch auf umsatzsteuerfreie Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern aus anderen EU-Ländern! Du kannst aber trotzdem eine USt-IdNr. beantragen, denn die Angabe der USt-IdNr. ist als Ersatz für die Finanzamt-Steuernummer erlaubt.

Lektüretipp: Im Beitrag „Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Brauchen Kleinunternehmer eine UST-IdNr?“ zeigen wir dir, wie du die USt-IdNr. beantragst und geben Hinweise zu Einkäufen in anderen EU-Ländern.

Sonderregelung für geringwertige Wirtschaftsgüter

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) dürfen im Jahr der Anschaffung komplett von der Steuer abgesetzt werden. Ab 2018 steigt die allgemeine Netto-Wertgrenze auf 800 Euro. Das wurde allerdings auch höchste Zeit: Die bisherige Wertgrenze gilt schon seit fast 50 Jahren!Wichtig für Kleinunternehmer: Ausnahmsweise brutto!Für Kleinunternehmer gelten andere absolute Beträge. Da es sich bei der 410-Euro- und der 800-Grenze um Nettobeträge handelt, Kleinunternehmer aber keine Vorsteuer abziehen können, dürfen sie …

  • im Jahr 2017 GWG im Einkaufswert von bis zu 487,90 Euro (2017 liegt die allgemeine Netto-Wertgrenze für GWG-Anschaffungen noch bei 410 Euro)
  • ab 2018 GWG im Einkaufswert von bis zu 952 Euro

… als Betriebsausgaben geltend machen!

Weitere wichtige Informationen, wie Hinweise zu dem zu führenden Verzeichnis der GWG Anschaffungen findest du im Beitrag: „GWG: Sonderregelung für Kleinunternehmer“.

Wechsel zur Kleinunternehmerregelung

Wenn die entsprechenden Bedingungen erfüllt sind, dürfen auch zuvor umsatzsteuerpflichtige Unternehmer zur Kleinunternehmerregelung wechseln! Jedoch solltest du die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung genau abwägen, bevor du dich überstürzt entscheidest. Im besten Fall besprichst du einen potentiellen Wechsel auch mit deinem Steuerberater.

Rechnerische Voraussetzungen für den Wechsel zur Kleinunternehmerregelung

Beim Ermitteln der Vorjahres-Umsatzgrenze ist eine wichtige Besonderheit zu beachten. Bei der Kleinunternehmer-Umsatzgrenze handelt es sich um einen Bruttowert. Der Gesamtbetrag enthält also die Umsatzsteuer. Laut § 19 UStG gilt die Kleinunternehmerregelung nämlich nur dann …

„wenn der […] Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17 500 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.“

Wenn du beispielsweise ab Januar 2018 von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung wechseln möchtest. Dann hängt die einschlägige Betrags-Obergrenze von den für dich geltenden Steuersätzen ab. Wenn du im laufenden Jahr 2017 unter den 17.500 Euro bleibst, dann musst du dir noch das Folgejahr ansehen. Hierbei gilt gemäß Umsatzsteuergesetz eine Obergrenze von 50.000 Euro. Auch dabei handelt es sich um einen Bruttobetrag. Für dich als Kleinunternehmer spielt das jedoch keine Rolle, denn der darin enthaltene Umsatzsteueranteil wird ja „nicht erhoben“.

Auch eine Unterscheidung zwischen den verschiedenen Steuersätzen brauchst du bei deiner Schätzung fürs Folgejahr nicht berücksichtigen: Als Kleinunternehmer-Einnahmen legst du einfach die Summe deiner voraussichtlichen Verkaufserlöse zugrunde.

Jahresabgrenzungen berücksichtigen

Wenn du fest entschlossen bist, (wieder) Kleinunternehmer zu werden, musst du aber noch ein paar weitere Feinheiten beachten. Auch diese besprichst du am besten mit einem Steuerberater. Im Mittelpunkt steht dabei die saubere Abgrenzung der verschiedenen Wirtschaftsjahre. Berechnungsbeispiele hierzu findest du im Blogbeitrag „Wechsel zur Kleinunternehmerregelung: Geht das?“.

Formlose Mitteilung ans Finanzamt

Du erfüllst alle Voraussetzungen für den Wechsel zur Kleinunternehmerregelung? Dann reicht eine einfache Mitteilung ans Finanzamt.

Übrigens: Du darfst den Wechsel zur Kleinunternehmerregelung auch rückwirkend mit der Umsatzsteuererklärung des Folgejahres erklären – vorausgesetzt natürlich, du hast deinen Kunden in der Zwischenzeit keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Ganz genau genommen wäre dies zwar kein Hinderungsgrund, aber du müsstest dann nachträglich alle Ausgangsrechnungen ändern und an deine Kunden schicken. Dem Finanzamt ist das im Prinzip egal – zumindest deine Geschäftskunden werden davon aber nicht begeistert sein:

  • Erstens verteuern sich deine Leistungen nachträglich um den Umsatzsteueranteil.
  • Und zweitens müssen deine Kunden ihre Umsatzsteuervoranmeldungen korrigieren.Mit anderen Worten: Nachträgliche Statusänderungen solltest du nach Möglichkeit vermeiden!

Kleinunternehmer-Rechnung

Für Kleinunternehmer-Rechnungen gelten grundsätzlich dieselben Vorschriften wie für Standardrechnungen – mit zwei Ausnahmen:

  • Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen. Und:
  • Bei Lieferungen und Leistungen, die an sich umsatzsteuerpflichtig sind, musst du den Grund nennen, warum du keine Umsatzsteuer in Rechnung stellst.

Standardmäßig geht invoiz davon aus, dass du der „Regelbesteuerung“ unterliegst. Mit wenigen Mausklicks, wie in „Kleinunternehmer-Rechnung mit invoiz schreiben“ wirst du zum Kleinunternehmer, auf dessen Ausgangsrechnungen automatisch:

  • alle Umsatzsteuer-Angaben fehlen.
  • der vorgeschriebene Hinweis „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ unterhalb deiner Zahlungsbedingungen abgebildet wird.

Im Beitrag „Kleinunternehmer-Rechnung mit invoiz schreiben“ zeigen wir dir, wie du den Kleinunternehmerstatus blitzschnell in invoiz einstellst.

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Die Daten, die du in invoiz speicherst, sind maximal gesichert! Wir hosten ausschließlich auf Servern in Deutschland, um deine Daten nach höchsten Sicherheitsstandards und Gesetzen zu schützen. Dabei setzen wir auf eine 256-Bit SSL-Verschlüsselung und AES, denn wir wissen, wie sensibel deine Daten sind. Automatische tägliche Backups schützen dich vor unerwarteten Datenverlusten.

Bei der Sicherheit nehmen wir dir also einen Großteil der Arbeit ab! So kannst du dich wieder den wichtigen Aspekten deines Business widmen.

Weitere nützliche Tipps zum sicheren Surfen und der Wahl deiner Passwörter findest du in unserem Beitrag „Rechnungen in der Cloud schreiben – Ist das sicher?

Noch mehr Vorteile mit invoiz

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Mit wenigen Mausklicks stellst du deinem Steuerberater alle relevanten Informationen und Belege über deine Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung.

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Mit den Vorlagen in invoiz bist du auf der sicheren Seite! Du pflegst die Inhalte deiner Rechnungen und wir kümmern uns um die Anforderungen der GoBD.

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