Angebotserstellung in der Theorie

Alles Wichtige zur Angebotserstellung

Zu Beginn die juristischen Fakten: Ein Angebot ist das Kernstück jeder Vertragsanbahnung. Ein Vertrag ist die Einigung über die Abwicklung zweiseitiger Rechtsgeschäfte. Für das Zustandekommen eines Vertrags sind übereinstimmende Willenserklärungen der beiden Vertragspartner über den Vertragsinhalt notwendig.

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Das Angebot ist eine dieser Willenserklärungen. Üblicherweise gibt der Anbieter das Ausgangsangebot ab. In der Praxis werden viele Angebote mündlich abgegeben. Schriftliche Angebote haben jedoch den Vorteil, dass alle wichtigen Aspekte festgehalten und somit immer nachlesbar sind.

Gesetzliche Bestimmungen zu den Annahmefristen

  • Gemäß 145 BGB bist du grundsätzlich erst einmal an den Inhalt eines verbindlichen Angebots gebunden. Dort heißt es: „Wer einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, ist an den Antrag gebunden, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat.“
  • Ein Angebot erlischt gemäß 146 BGB, wenn es abgelehnt oder nicht rechtzeitig angenommen wird. Die rechtzeitige Annahme wiederum ergibt sich aus der Situation, während der das Angebot abgegeben wurde:
    • Unter „Anwesenden“ (beispielsweise bei persönlichen Gesprächen und Telefonaten) kann ein Angebot nur sofort angenommen werden. Das ist in 147 Abs. 1 BGB geregelt. Ohne Annahme ist das Angebot nach Ende des Gesprächs oder Telefonats automatisch obsolet.
    • An „Abwesende“ gerichtete, schriftliche Angebote können gemäß 147 Abs. 2 BGB „nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, in welchem der Antragende den Eingang der Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf.“

Tipp: Falls die Themen „Willenserklärung“, „Antrag“, „Annahme“, und „Vertrag“ für dich völliges Neuland sind, empfehlen wir den Grundlagenbeitrag  „Angebotserstellung: Was du über Angebote wissen solltest“.

Inhalte eines rechtssicheren Angebots

Abgesehen von Lieferterminen, Freizeichnungsklauseln und anderen Informationen zur Vertragsanbahnung enthält ein Angebot dieselben Angaben wie die spätere Rechnung:

  1. Angebots-Absender und Kontaktdaten,
  2. eindeutiger Adressat (nur er darf deine Angebotskonditionen in Anspruch nehmen!),
  3. Datum deines Angebots,
  4. Angebotsnummer (hilfreich, um hinterher den passenden Vorgang zu finden),
  5. möglichst genaue Art, Bezeichnung, Qualität und Preis der Ware bzw. Art, Umfang und Vergütung der Dienstleistung oder des Werks,
  6. bei Versandgeschäften Kosten der Verpackung, Versicherung, des Transports,
  7. Liefertermin und Zahlungsbedingungen sowie
  8. zeitliche, mengenmäßige und sonstige Begrenzungen der Angebotsgültigkeit durch Freizeichnungsklauseln.
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Freizeichnungsklauseln bei Angeboten

Zudem hast du die Möglichkeit, deiner Bindung von Beginn an gezielt Grenzen zu setzen. Dafür gibt es sogenannte Freizeichnungsklauseln, mit denen du du deinem Gegenüber mitteilst, dass du dich nur bedingt und / oder befristet an dein Angebot gebunden fühlst. Solche Einschränkungen können

  1. zeitlich,
  2. preislich,
  3. mengenmäßig und sogar
  4. komplett unverbindlich erfolgen.

Bei „freibleibenden“ oder „unverbindlichen“ Angeboten gibt es allerdings auch ein paar Fallstricke. Denn rechtlich sind sie nicht komplett folgenlos. Falls ein Kunde einem solchen Angebot zustimmt, gibt er seinerseits nur ein Angebot ab. Damit ein Vertrag zustande kommt, ist dann aber ausnahmsweise keine ausdrückliche zweite Willenserklärung nötig:

In diesem Fall jedoch gilt ein Schweigen ausnahmsweise als Zustimmung: Wenn du auf die Kundenbestellung überhaupt nicht reagierst, kommt automatisch ein Vertrag zustande! Juristen nennen das eine „stillschweigende Willenserklärung“, „schlüssiges Verhalten“ oder auch „konkludente Handlung“.

Auch das Wettbewerbsrecht und der Verbraucherschutz könnten etwas gegen den inflationären Gebrauch unverbindlicher Angebote haben: So musst du dem Eindruck vermeiden, bloße Lockangebote auf den Markt zu bringen. Der einfache Hinweis „solange der Vorrat reicht“ entbindet dich nicht von der Pflicht, für einen ausreichenden Warenvorrat zu sorgen.

Detaillierte Informationen zu dem Einsatz von Freizeichnungsklauseln kannst du im Beitrag „Vorsicht: Vertragsschluss trotz Freizeichnungsklausel!“ nachlesen.

Wie lange bin ich an mein unbefristetes Angebot gebunden?

Auch ohne ausdrückliche Befristung hat dein Angebot nur eine vergleichsweise kurze Mindesthaltbarkeit. Du musst nicht befürchten, dass ein Kunde Jahre später ein längst vergessenes Angebot annimmt und auf die Erfüllung eines vermeintlich geschlossenen Vertrages pocht. Sofern du in deiner Angebots-„Willenserklärung“ keine Befristung oder sonstigen Vorbehalte eingefügt hast, gelten die allgemeinen Vorschriften des BGBs.

Lektüretipp: Eine ausführliche Erklärung der allgemeinen Vorschriften findest du im invoiz-Beitrag „Angebotsbindung: Wie lange bin ich an mein Angebot gebunden?“.

Warum solltest du professionelle Angebote schreiben?

Es gibt viele Gründe schriftliche Profi-Angebote zu erstellen. Dabei ist die rechtliche Absicherung nur einer davon – und nicht einmal der wichtigste Vorteil schriftlicher Angebote.

Detaillierte Infos zu unseren neun Argumenten findest du im Blogbeitrag: „9 Gründe, warum du professionelle Angebote schreiben solltest“.

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Angebotsänderung – geht das?

Grundsätzlich kannst du ein Angebot nachträglich ändern – vorausgesetzt, der betreffende Vertrag ist noch nicht zu Stande gekommen. Fehler passieren jedem, denn jeder kann sich mal irren oder seine Meinung ändern. Im Folgenden geben wir dir einen kurzen Überblick zu den wichtigsten Fakten zur Angebotsänderung. In unserem Blogbeitrag „Angebot nachträglich ändern: Geht das überhaupt?“ findest du die detaillierten Ausführungen.

a) Angebot ändern bei bereits geschlossenem Vertrag

Wenn der Vertrag bereits geschlossen ist, kannst du dein Angebot nicht mehr ändern. Du hast dann aber immer noch die Möglichkeit, den geschlossenen Vertrag zu widerrufen:

  • Mit Einverständnis deines Vertragspartners ist das selbstverständlich jederzeit möglich.
  • Gegen den Willen deines Geschäftspartners hast du mit einer nachträglichen Vertragsänderung nur dann Aussicht auf Erfolg, wenn dir beim Angebot ein Irrtum unterlaufen ist. Das ist zum Beispiel bei Tippfehlern der Fall – wenn etwa der Angebotspreis ganz offensichtlich falsch ist (z. B. 250 Euro statt 2.500 Euro).

Zudem kannst du vom Vertrag zurücktreten. Im ungünstigsten Fall musst du dann jedoch mit Schadenersatzforderungen deines Geschäftspartners rechnen: Unter Umständen hat der ja im Vertrauen auf dein Angebot bereits weitreichende Folgeentscheidungen getroffen. An der Tagesordnung sind Rechtsstreitigkeiten aufgrund fehlerhafter Angebote zwar nicht – auszuschließen aber leider auch nicht.

b) Angebot ändern bei abgelaufener Annahmefrist

Wenn die Annahmefrist bereits abgelaufen ist, brauchst du dir über die rechtliche Seite einer Angebotsänderung keine Sorgen machen. Da das ursprüngliche Angebot sowieso erloschen ist, musst du es noch nicht einmal zurückziehen. Bei Bedarf schickst du einfach ein neues Angebot hinterher: Wenn es sich um einen Großauftrag oder einen Stammkunden handelt, bist du natürlich gut beraten, die Änderung deiner Konditionen zu erläutern und deinen Geschäftspartner um Verständnis zu bitten.

c) Angebot ändern während der Annahmefrist

Um ein verbindliches und unbefristetes Angebot zu ändern, das noch in der Schwebe ist, setzt du dich am besten möglichst schnell persönlich mit deinem Geschäftspartner in Verbindung. Deine mündlich mitgeteilten Änderungswünsche bestätigst du anschließend sicherheitshalber noch einmal schriftlich. Am besten schickst du ein komplett neues Angebot unter einer neuen Angebotsnummer hinterher.

Berücksichtige die Folgen einer Angebotsänderung

Du solltest dir im Klaren darüber sein, dass dein Geschäftspartner von einer nachträglichen Angebotsänderung voraussichtlich nicht begeistert sein wird. Möglicherweise hat er in der Zwischenzeit anderen Anbietern abgesagt und auf Grundlage deines Angebots seine eigene Zeit-, Beschaffungs- und Lieferplanung vorangetrieben.

Wenn du in einer solchen Situation nachträglich dein Angebot änderst, ergeben sich für dich zunächst einmal vor allem geschäftliche Konsequenzen ergeben. So wird sich dieser Kunde oder Interessent gut überlegen, ob er bei dir in Zukunft nochmal anfragt. Daher solltest du die Änderungswünsche offen kommunizieren und deinen Geschäftspartner um Verständnis zu bitten.

Eventuelle rechtliche Nachteile sind meist erst einmal zweitrangig. Ein verärgerter Interessent oder gar Stammkunde wird dich nur in Ausnahmefällen sofort verklagen und auf Einhaltung deines ursprünglichen Angebots festnageln (können) – sofern er damit überhaupt Aussicht auf Erfolg hätte. Nun aber zu den potentiellen Ausgangslagen:

Abgrenzung zum Kostenvoranschlag

Beim Kostenvoranschlag (auch „KVA“ genannt) handelt es sich um eine Spezialform des Angebots: Dabei erhält der Auftraggeber vor der Bestellung nur einen Anhaltspunkt, wie teuer die gewünschten Arbeiten voraussichtlich werden. Kostenvoranschläge werden üblicherweise im Vorlauf von Werkverträgen erstellt. Beim Werkvertrag schuldet der Auftragnehmer nicht nur eine bestimmte Leistung, sondern auch den Erfolg dieser Leistung (beispielsweise die Reparatur eines defekten Fahrzeugs).

Inhalte eines Kostenvoranschlags

Ein Kostenvoranschlag enthält Informationen über …

  • Art und Umfang der für die Erstellung des Werkes erforderlichen Arbeiten,
  • die voraussichtliche Dauer der Arbeiten und die damit verbundenen Kosten,
  • das erforderliche Material und dessen Kosten sowie
  • den voraussichtlichen Termin der Fertigstellung.

Außerdem befristet der Aussteller des Kostenvoranschlags in der Regel die Gültigkeit seines Angebots.

Gesetzliche Regelungen zum Kostenvoranschlag

Im Werkvertrags-Kapitel des BGB finden Kostenvorschläge in § 632 BGB und § 650 BGB Erwähnung – der Gesetzgeber spricht dort von „Kostenanschlägen“:

Ausdrücklich geregelt sind hier nur die folgenden Aspekte des „Kostenanschlags“:

  1. Der Kostenvoranschlag selbst ist grundsätzlich kostenlos – es sei denn, die Vergütung wurde ausdrücklich vereinbart. (Das geschieht in der Praxis vielfach in Form von Pauschalen, die bei Auftragserteilung auf die spätere Auftragssumme angerechnet werden.)
  2. Es gibt Kostenvoranschläge mit und ohne Gewähr.
  3. Stellt sich bei Kostenvoranschlägen heraus, dass die Kosten tatsächlich „wesentlich“ höher sein werden als veranschlagt, muss der Unternehmer den Kunden darüber unverzüglich informieren.
  4. Der Kunde darf den Werkvertrag daraufhin kündigen.
  5. Der Unternehmer hat in dem Fall nur Anspruch auf die Vergütung bereits geleisteter Arbeitszeit und Erstattung anderer Auslagen.

Was passiert bei Überschreiten des Kostenrahmens?

Wichtig: Anders als bei ausdrücklichen Festpreisangeboten handelt es sich beim Kostenvoranschlag um eine fachmännische Aufwandsschätzung inklusive der damit verbundenen Material- und Arbeitskosten. Anspruch auf eine Preis-Punktlandung hast du also nicht! Im Gesetz gibt es keine Aussagen darüber, ab wann eine wesentliche Überschreitung des Kostenrahmens vorliegt. Aus der Rechtsprechung haben sich jedoch folgende Anhaltspunkte ergeben:

  • Informiert der Unternehmer den Besteller rechtzeitig über drohende Mehrkosten und ist der Besteller damit einverstanden, wird die erhöhte Vergütung fällig.
  • Informiert der Unternehmer den Besteller nicht rechtzeitig über Mehrkosten, muss der Kunde trotzdem zahlen, sofern der Endpreis nicht mehr als etwa 10 % bis 20 % des Kostenvoranschlags beträgt. Diese Größenordnung hat sich im Laufe der Jahre aus der Rechtsprechung herauskristallisiert.

Wenn du selbst mit Kostenvoranschlägen arbeiten willst, holst du dir am besten bei deinem Berufs- oder Branchenverband Informationen darüber, wie andere Selbstständige oder Gewerbebetriebe deiner Branche mit Kostenvoranschlägen umgehen. Du kannst auch bei der lokalen Industrie- und Handelskammer oder bei der Handwerkskammer nachfragen. Weitere Informationen und wie du in invoiz KVAs anlegen kannst, zeigen wir dir im Beitrag: „Was ist der Unterschied zwischen Angeboten und Kostenvoranschlägen“.

Berücksichtige die Folgen einer Angebotsänderung

Du solltest dir im Klaren darüber sein, dass dein Geschäftspartner von einer nachträglichen Angebotsänderung voraussichtlich nicht begeistert sein wird. Möglicherweise hat er in der Zwischenzeit anderen Anbietern abgesagt und auf Grundlage deines Angebots seine eigene Zeit-, Beschaffungs- und Lieferplanung vorangetrieben.

Wenn du in einer solchen Situation nachträglich dein Angebot änderst, ergeben sich für dich zunächst einmal vor allem geschäftliche Konsequenzen ergeben. So wird sich dieser Kunde oder Interessent gut überlegen, ob er bei dir in Zukunft nochmal anfragt. Daher solltest du die Änderungswünsche offen kommunizieren und deinen Geschäftspartner um Verständnis zu bitten.

Eventuelle rechtliche Nachteile sind meist erst einmal zweitrangig. Ein verärgerter Interessent oder gar Stammkunde wird dich nur in Ausnahmefällen sofort verklagen und auf Einhaltung deines ursprünglichen Angebots festnageln (können) – sofern er damit überhaupt Aussicht auf Erfolg hätte. Nun aber zu den potentiellen Ausgangslagen:

Angebotserstellung mit invoiz

Mit invoiz gelingen dir professionelle Angebotsschreiben im Handumdrehen. Um ein neues Angebot anzulegen, klickst du in der Navigationsleiste auf „Angebote“ und dann auf das Plussymbol oben rechts im Arbeitsbereich. Schon befindest du dich in einer neutralen Angebotsvorlage, die du mit deinen Kunden- und Produktdaten sowie den Angebots-konditionen füllen kannst. Die Vorlage kannst du im Layout auf deine Bedürfnisse hin anpassen und optimieren. Zum Schluss kannst du dein Angebot auch ganz bequem aus invoiz heran an deinen Kunden versenden.

Lektüretipp: In unserem Schritt für Schritt Tutorial erklären wir dir, wie du mit der Vorlage in invoiz ein Angebot schreibst und an deinen Kunden versendest.

Praxistipp für Freiberufler und andere selbstständige Freelancer:

Die Inhalte und Überschriften der Spalten und Spaltenüberschriften der Angebotsvorlage in invoiz sind standardmäßig branchenneutral gewählt. Du kannst sie aber ganz einfach ändern und / oder ergänzen. So kannst du:

vorhandene Bezeichnungen ändern,
ganze Spalten löschen oder
zusätzliche Spalten einfügen
Die meisten Freelancer verstehen sich als „Dienstleister“ – du auch? Dann solltest du das auch bei deinen Angeboten und Vertragsverhandlungen berücksichtigen.

Mit Angeboten wird das Ziel verfolgt, einen Vertrag abzuschließen. In Deutschland gilt die Vertragsfreiheit: Die ermöglicht es den Beteiligten, die Vertragskonditionen grundsätzlich frei auszuhandeln. In Zweifelsfällen und bei Streitigkeiten (und genau um die oder deren Vermeidung geht es ja bei Verträgen), spielt die Vertragsart eine zentrale Rolle.

Selbstständige rechnen meist auf Basis eines Dienst- oder Werkvertrages ab. Dabei lässt sich verallgemeinernd sagen:

Auftragnehmer präferieren Dienstverträge.
Auftraggeber bevorzugen Werkverträge – am besten zu Fixpreisen.
Hintergrund der unterschiedlichen Präferenzen ist die Frage des „Erfolgs“: Wenn du einen Werkvertrag schließt, hat dein Geschäftspartner Anspruch darauf, dass dein Herstellungs- oder Bearbeitungsprozess erfolgreich ist. Das von dir abgelieferte Werk muss der von dir versprochenen Qualität entsprechen. Was du bei der Wahl der Vertragsart noch berücksichtigen solltest, kannst du im Blogbeitrag „Freiberufler-Angebote schreiben“ nachlesen.

Angebot in Rechnung umwandeln

Nachdem du von deinem Kunden den Auftrag bekommen hast und du die Arbeiten erledigt hast, wandelst du dein Angebot mit wenigen Mausklicks in invoiz in eine professionelle Rechnung um:

Dafür wechselst du im Bereich „Angebote“ – „Offen“ zu den schwebenden Angeboten und klickst auf das Angebot, welches du in eine Rechnung umwandeln möchtest. Damit öffnest du die Detailansicht des Angebots: Hier klickst du auf den Button „Angebot“ und im folgenden Kontextmenü auf „… in Rechnung umwandeln“.

Daraufhin übernimmt invoiz die Angebotsdaten 1:1 in eine neue Rechnung. Diese Rechnung kannst du sofort abschließen oder auch Änderungen und Ergänzungen vornehmen und sie anschließend abschließen. Im Blogbeitrag „Vom Angebot zur Rechnung in Sekundenschnelle“ zeigen wir dir das Rechnungs-Feintuning ausführlich.

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Maximale Datensicherheit 256 BIT SSL

Die Daten, die du in invoiz speicherst, sind maximal gesichert! Wir hosten ausschließlich auf Servern in Deutschland, um deine Daten nach höchsten Sicherheitsstandards und Gesetzen zu schützen. Dabei setzen wir auf eine 256-Bit SSL-Verschlüsselung und AES, denn wir wissen, wie sensibel deine Daten sind. Automatische tägliche Backups schützen dich vor unerwarteten Datenverlusten.

Bei der Sicherheit nehmen wir dir also einen Großteil der Arbeit ab! So kannst du dich wieder den wichtigen Aspekten deines Business widmen.

Weitere nützliche Tipps zum sicheren Surfen und der Wahl deiner Passwörter findest du in unserem Beitrag „Rechnungen in der Cloud schreiben – Ist das sicher?

Noch mehr Vorteile mit invoiz

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Mit wenigen Mausklicks stellst du deinem Steuerberater alle relevanten Informationen und Belege über deine Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung.

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Mit den Vorlagen in invoiz bist du auf der sicheren Seite! Du pflegst die Inhalte deiner Rechnungen und wir kümmern uns um die Anforderungen der GoBD.

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