Freiberufler-Rechnungen mit invoiz schreiben

Moritz Buhl

Viele Freiberufler und selbstständige Dienstleister hadern mit Rechnungsprogrammen: Die klassischen Bezeichnungen von Rechnungspositionen, Artikeln und Einheiten passen nicht so recht zu ihrem Berufsbild und zur Abrechnungspraxis. Spaltenüberschriften wie „Artikelnummer“, „Stückzahl“ oder „Verkaufspreis“ wirken auf alle Beteiligten irritierend: Ein Zahnarzt, der einen „Artikel“ namens „Wurzelbehandlung“ verkauft, wirkt nun einmal ungewollt komisch. Dasselbe gilt für die Unternehmensberaterin, die „3 Stk. Gründercoaching“ mit der Artikelnummer „G0987“ zum „Verkaufspreis“ von je 120 Euro in Rechnung stellt.

Gibt es überhaupt „Dienstleistungsartikel“?

An sich ist die Bezeichnung „Artikel“ völlig wertfrei und unbedenklich: Geschäftsleute und freiberufliche Profis bezeichnen nicht nur materielle Produkte, Sachleistungen und Handelswaren als Artikel, sondern auch immaterielle Dienstleistungen (wie Wurzelbehandlungen oder Coachings). Das Rechnungstool invoiz und die eingebaute Artikelverwaltung sind deshalb nicht nur für Händler, Handwerker und andere Gewerbetreibende geeignet, sondern auch für Freiberufler, Selbstständige und Freelancer aller Art.

Zu Auswertungszwecken kannst du deinen freiberuflichen Leistungen in der invoiz-Artikelverwaltung also durchaus „Artikelnummern“, „Artikelkategorien“ und „Einheiten“ zuordnen. Auf deinen Angeboten und Rechnungen müssen aber weder diese Feld-Bezeichnungen noch deren Inhalte auftauchen. Stattdessen ersetzt du beispielsweise …

  • die (Artikel-)„Bezeichnung“ durch „Leistung“,
  • die (Artikel-)„Nr.“ durch „Katalogziffer“ (oder lässt sie ganz weg),
  • die „Menge“ durch „Zeiteinheit“ und
  • den „Preis“ der einzelnen Rechnungspositionen durch „Honorar“.

Falls du nicht nach Zeiteinheiten abrechnest, kannst du die Mengenangabe theoretisch sogar ganz weglassen. Dann sollte aber aus der Leistungsbeschreibung eindeutig hervorgehen, welchen Umfang die betreffende Leistung hatte. Ob bei den einzelnen Rechnungspositionen Mehrwertsteuer-Angaben ausgewiesen werden oder nicht, bleibt ebenfalls dir selbst überlassen.

Flexible Spalten-Definition

Welche Abrechnungs-Informationen in deinen Rechnungen auftauchen und welche Bezeichnung sie tragen sollen, legst du bei invoiz direkt in der Rechnungsansicht fest. Wenn du eine neue Rechnung anlegst oder eine vorhandene Rechnung bearbeitest, findest du am rechten Rand der Positions-Spaltenüberschriften ein Zahnrad-Symbol:

Rechnungs Zahnrad in invoiz

Per Mausklick oder Fingertipp auf das Zahnrad-Symbol öffnest du einen komfortablen Einstellungen-Dialog:

Spalten Definition in invoiz

Hier gibt dir invoiz die vollständige Kontrolle über die Inhalte und Bezeichnungen deiner Rechnungspositionen:

  • Im Bereich (1) „Spaltenanzeige“ wählst du aus, welche Inhalte überhaupt zu deinen Rechnungspositionen erscheinen sollen.
  • Im Bereich (2) „Spaltenbeschriftung“ legst du die Bezeichnungen deiner Rechnungsinhalte fest.
  • Mit einem Häkchen vor der Option (3) „als Standard für Rechnungen speichern“ sorgst du dafür, dass deine Änderungen für alle künftigen Rechnungen gelten. Falls später Änderungen erforderlich sein sollten, kannst du die selbstverständlich in jedem Einzelfall vornehmen.
  • Möchtest du irgendwann wieder zu den Voreinstellungen des Rechnungsprogramms zurückkehren, klickst oder tippst du auf den Link (4) „Auf Standard zurücksetzen“.
invoiz Screenshot

Dein Finanz- und Rechnungstool

Rechnungs-Kontinuität wahren

So praktisch die Gestaltungs- und Anpassungsmöglichkeiten von invoiz-Rechnungen sind: Am besten nutzt du sie zurückhaltend und mit Bedacht. Wenn du die Optik und Inhalte deiner Rechnungen andauernd änderst, werden deine Stammkunden sich wundern. Profis bevorzugen nun einmal Beständigkeit!

Apropos Gestaltungsmöglichkeiten: Unter der Überschrift „Rechnungsvorlagen ändern leicht gemacht“ kannst du nachlesen, welche Dokumentvorlagen dir invoiz für Angebote und Rechnungen zur Verfügung stellt und wie du sie gezielt an deine Freiberufler-Anforderungen anpasst.

☝ Du möchtest weitere Informationen zum Thema Rechnungen?

Dann bist du in unserer invoiz Bibliothek bestens aufgehoben! Unter „Rechnung schreiben: So geht’s!“ klären wir alle Fragen rund um das Schreiben von Rechnungen.

Noch Fragen?

Was beim Start in die Selbstständigkeit in Sachen Angebot und Rechnung sonst noch alles zu beachten ist und wie invoiz dir dabei hilft, erfährst du auf folgenden Seiten:

Teste unser Finanz- und Rechnungsprogramm 14 Tage lang kostenlos auf Herz und Nieren: Einfach mit E-Mail-Adresse und Passwort registrieren – und sofort steht dir der volle Funktionsumfang von invoiz zur Verfügung.

Jetzt gratis testen

Hat dir der Artikel gefallen?

Abonniere unseren Blog, um Beiträge wie diesen zu erhalten.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.